Turni di lavoro: definizione e gestione

In moltissime aziende italiane il lavoro è organizzato a turni. Ai dipendenti è richiesto di lavorare in diversi periodi durante l’arco del giorno o della settimana e invece di seguire il consueto orario di 8 ore per 5 giorni alla settimana, l’organizzazione prevede una pianificazione diversa, in modo tale che i servizi aziendali coprano più ore e, in alcuni casi, un modello 24h.

Questa tipologia organizzativa è peraltro molto diffusa in alcuni settori economici: si pensi a quello dei servizi di emergenza e assistenza per la salute, o ancora a quelli alberghieri.

Ad ogni modo, qualsiasi sia il tipo di impresa impegnata nella gestione dei turni di lavoro, è evidente come questo modello – pur apportando interessanti benefici all’impresa sia per produttività che per immagine – debba fare i conti con la necessità di predisporre adeguatamente le presenze dei lavoratori.

Ciò consente di garantire loro il giusto riposo e di predisporre uno schema di disponibilità utile per garantire il servizio per tutte le ore necessarie.

È proprio in questo contesto di complessità che un software per i turni di lavoro può rivelarsi decisivo per una migliore organizzazione.

Come funzionano i turni di lavoro

Nel nostro Paese sono il d.lgs. 8 aprile 2003 n. 66 e i Contratti Collettivi Nazionali (eventualmente integrati da quelli aziendali) a rappresentare il quadro normativo di riferimento per i turni di lavoro.

Sul tema vi sono tuttavia intensi dibattiti giurisprudenziali: diverse sentenze di legittimità hanno infatti offerto ulteriori delucidazioni, mentre la normativa europea ha fatto il resto nel fornire termini di riferimento aggiuntivi.

Alla luce di tutto ciò, è previsto che:

• la durata del lavoro non può superare 48 ore settimanali, inclusi gli straordinari;
• ogni lavoratore ha diritto a 11 ore consecutive di riposo ogni 24 ore, e 24 ore di riposo settimanale ogni 7 giorni escludendo le 11 ore di riposo al giorno;
• si definisce turno notturno quello che dura almeno 7 ore di seguito, includendo in tale conteggio le ore tra mezzanotte e le 5 del mattino. Considerati i riflessi che i turni notturni possono avere sulla salute dei lavoratori, in tali casi vi sono regole da seguire ancora più specifiche e stringenti;
• i turni di lavoro devono essere comunicati con un congruo preavviso.

Lo schema per i turni di lavoro

In questo contesto, per l’imprenditore è fondamentale organizzare i turni di lavoro in un apposito modello che possa stabilire quando e in che momento i dipendenti devono lavorare nell’arco della settimana o del mese.

Lo schema per i turni di lavoro è una pianificazione che le imprese possono utilizzare per assicurare una copertura continua delle proprie attività durante le ore settimanali in cui intendono essere operative, distribuendo così i turni tra i dipendenti coinvolti in questa programmazione.

Esso illustra pertanto quali sono gli orari di inizio e di fine di ogni turno, tenendo conto delle diverse esigenze di ciascuna risorsa e conciliandole con quelle organizzative.

Dotarsi di questo schema significa pertanto:

• migliorare l’efficienza delle attività quotidiane, assicurandosi che vi sia sempre un sufficiente numero di collaboratori impegnati sul luogo di lavoro;
• garantire il necessario benessere ai dipendenti, a cui deve essere obbligatoriamente riservato il giusto riposo e un coerente bilanciamento tra ritmi di lavoro e vita personale;
• assicurare la trasparenza sui criteri seguiti per la ripartizione dei turni di lavoro e per la scelta dei dipendenti coinvolti, in modo tale che chiunque sappia come, quando e perché è stato attribuito a uno specifico turno;
• rispettare la legge: lo schema dei turni di lavoro, infine, garantisce la conformità alle regolamentazioni di legge e ai Contratti Collettivi Nazionali.

Schema per i turni di lavoro, perché optare per il digitale

In tutto ciò, sono sempre di più le aziende che hanno preferito rivolgersi al mondo digitale per predisporre uno schema per i turni di lavoro. I motivi che hanno spinto questo orientamento non sono certamente ignoti, così come i vantaggi che è possibile conseguire attraverso il ricorso a questi specifici programmi organizzativi.

Non occorre infatti essere grandi esperti di risorse umane per comprendere che sostituire gli schemi di lavoro manuali con appositi software può migliorare notevolmente l’efficienza dell’organizzazione.

Ecco alcune delle motivazioni principali:

• facilità di uso: lo schema per i turni di lavoro può essere realizzato su un semplice foglio di carta. Tuttavia, non è pratico in questo modo inserire e aggiornare le informazioni necessarie. Un sistema digitale invece offre una piattaforma intuitiva e funzionalità interattive per creare e modificare gli schemi volta per volta;
• processi automatici: tra i principali benefici dei programmi per la pianificazione dei turni di lavoro vi è poi la possibilità di beneficiare un processo automatico che consente di ridurre il rischio di errori;
• semplicità di condivisione: gli schemi per i turni di lavoro su formato digitale possono essere condivisi con semplicità, permettendo così a tutti i lavoratori di essere sempre aggiornati.

I software per turni di lavoro offrono quindi un supporto importante per aziende, responsabili HR e datori di lavoro, a fronte di un’organizzazione ottimale delle risorse, sotto tutti i punti di vista.