La segretaria di uno studio medico è colei che ricopre un ruolo amministrativo ed organizzativo. Il punto di riferimento per il buon andamento dello studio stesso. Vediamo nel dettaglio le mansioni che svolge quotidianamente.

Le mansioni della segretaria di studio medico

Prima di vedere ed analizzare le mansioni principali assegnate alla segretaria in uno studio medico, è bene precisare che queste possono variare a seconda della grandezza e soprattutto della struttura dello studio stesso. Se lo studio è piccolo e dotato di un organigramma basico, la segretaria svolgerà personalmente tutte le mansioni organizzative e amministrative, mentre se si tratta di un ambulatorio più strutturato, i ruoli saranno suddivisi tra più persone e diventeranno dunque più specifici.

Vediamo insieme una panoramica generale delle mansioni attribuite al segretario di uno studio medico:

FRONT OFFICE. Rientrano in questa mansione tutte le attività di contatto e servizio diretti al cliente. Questa parte di operatività viene spesso chiamata Assistenza al cliente e comprende sia la gestione del centralino, che l’accoglienza effettiva diretta chi fa il suo ingresso nello studio. La segretaria introduce e fa accomodare i pazienti nella sala d’aspetto, accompagnandoli presso lo specialista quando arriva il loro turno, è inoltre un punto di riferimento costante per la richiesta di informazioni inerenti alle pratiche mediche. Nelle mansioni di front office rientrano anche la gestione della posta cartacea, che viene smistata e portata all’occorrenza all’attenzione del medico.

AMMINISTRAZIONE. Un’altra mansione della segretaria di studio medico riguarda le attività amministrative, si occupa cioè dei pagamenti per le prestazioni effettuate dal medico e gestisce gli incassi e la fatturazione, attraverso appositi software digitali, preposti alla fiscalità dello studio. La segretaria si occupa inoltre di inserire le anagrafiche dei pazienti e raccogliere tutta la documentazione personale utile alla prestazione medica, oltre alla gestione delle pratiche dedicate alle eventuali assicurazioni sanitarie, in possesso dei pazienti presi in carico.

ORGANIZZAZIONE. La segretaria dello studio medico è fondamentale nella gestione dell’agenda dedicata agli appuntamenti e tiene massimo ordine nell’archivio contenente tutta la documentazione dei pazienti e del medico stesso. La segretaria inoltre è responsabile della gestione e del rifornimento dei materiali e delle loro scorte, gli strumenti e tutto il necessario per l’operatività dei medici non può mai mancare, dunque deve controllarne la disponibilità quotidianamente, contattando i fornitori qualora fosse necessario rinnovare un ordine.

Come abbiamo accennato all’inizio, le mansioni variano a seconda della struttura dello studio. Nel caso infatti di un piccolo ambulatorio con uno o due medici, il ruolo della segretaria è di maggiore prossimità rispetto al professionista, il rapporto è diretto e più personale e ricopre una posizione di maggiore responsabilità per via dell’accentramento di differenti funzioni essenziali che dipendono unicamente da lei.
Qualora invece si trattasse di un ambulatorio più strutturato e con numerosi medici, le funzioni organizzative e amministrative sono solitamente suddivise tra più persone, come segretarie, assistenti, portinaie e centraliniste, spesso gestite attraverso una vera e propria gerarchia: in questi casi può essere presente la figura del capo ufficio a coordinamento dei settori di front office, amministrazione ed organizzazione.

Formazione richiesta per le segretarie di studio medico

Per ricoprire la mansione di segretaria di studio medico non c’è un percorso di studi prestabilito, è generalmente sufficiente un diploma di maturità, meglio se inerente ad indirizzi di tipo commerciale ed amministrativo. È invece indispensabile effettuare un periodo di tirocinio, per imparare operativamente tutte le mansioni richieste e prendere confidenza con i dispositivi digitali necessari, per svolgere il proprio lavoro.

Tuttavia, qualora vi fosse l’intenzione di prepararsi puntualmente a svolgere questo lavoro, sono presenti corsi segretaria studio medico come quelli su FioreRosalba.com mirati e molto utili per avvicinarsi alla professione. Tali corsi hanno l’obiettivo di formare in ambito socio-sanitario, mettendo a disposizione delle aspiranti segretarie, competenze di amministrazione e contabilità e insegnando le basi operative del segretariato, come l’archiviazione di documenti e comunicazioni in entrata.

Essenziale per poter svolgere al meglio questa mansione è l’aspetto informatico. La segretaria di uno studio medico lavora prevalentemente al computer, attraverso gestionali preposti a questo settore. Software gestionali dedicati permetteranno di amministrare l’agenda degli appuntamenti in studio, gli impegni dei medici, le anagrafiche di tutti i pazienti e la fatturazione.

Oltre alla formazione specifica, ecco in conclusione una raccolta delle competenze che una segretaria di studio medico deve possedere:

– Padronanza del linguaggio medico sanitario;

– Ordine e metodologia in ottica di organizzazione e amministrazione;

– Capacità contabile;

– Ottimo linguaggio parlato e scritto;

– Empatia e disponibilità relazionali;

– Precisione, affidabilità e puntualità

– Riservatezza e sensibilità nel gestire informazioni private e personali.

 

Segretaria di studio medico: le giuste aspirazioni professionali

Chi vuole studiare e formarsi per ricoprire questo ruolo può ambire ad entrare a far parte di studi medici di varie dimensioni, sia dunque con a capo un solo medico, che strutturati in maniera più complessa come i centri medici polifunzionali, gli ambulatori con diversi medici specializzati, le cliniche private, ma anche le strutture sanitarie pubbliche. Solitamente la segretaria di uno studio medico ricopre un orario full time, non è escluso però che, compatibilmente con gli orari dello studio stesso, si possa accedere ad un contratto part time. Per le offerte di lavoro si possono consultare le offerte per collaboratori di studio su siti specifici come quelli disponibili sui siti degli Ordini dei Medici .

Quel che è certo è che la segretaria di studio medico ha la possibilità di crescere professionalmente facendo carriera e passando dunque da studi piccoli a realtà più strutturate e con budget più importanti destinati agli stipendi del personale. Ciò significa appunto, aspirare a retribuzioni più elevante, coerentemente con la crescita della propria esperienza e l’approfondimento delle proprie competenze, possibilmente ricoprendo un ruolo di responsabilità come il capo ufficio o il responsabile dell’intero front office.

Nel caso degli studi odontoiatrici, per esempio, c’è spesso la possibilità di affrontare un corso per salire di livello, divenendo assistente alla poltrona in affiancamento al dentista.

Infine, bisogna tenere conto che le competenze acquisite durante la propria esperienza come segretaria di uno studio medico renderanno il proprio curriculum molto ricco e le proprie capacità professionali appariranno versatili agli occhi dei recruiter. Nel caso in cui si voglia quindi cambiare settore lavorativo, si risulterà ampiamente preparate e pronte per ricoprire ruoli organizzativi e amministrativi anche in ambiti diversi da quello socio sanitario.